En esta estrada se aborda uno de los géneros profesionales que se emplean usualmente en distintas organizaciones para tal fin: el manual de procedimientos.
¿Qué es el manual de procedimientos?
Si tomamos y analizamos las dos palabras claves de este subtítulo, encontramos: “manual” y “procedimientos”. Entonces, remitiéndonos al Diccionario de la Lengua Española Real Academia Española; hallamos tres acepciones posibles para la palabra “procedimiento”, a saber:
- Acción de proceder
- Método de ejecutar algunas cosas.
- Actuación por trámites judiciales o administrativos
En nuestro caso, la segunda acepción es la más adecuada: reemplazando “cosas” por “tareas”, podemos inferir que un procedimiento es el “método mediante el cual debemos ejecutar las tareas” y, por lo tanto, un manual de procedimientos puede entenderse como un conjunto de procedimientos, que pretende describir la forma o la secuencia de pasos que se deben realizar para llevar a cabo una determinada actividad; entendiendo la actividad como un conjunto de tareas que deben realizarse de una determinada forma y en un determinado orden.
Para tratar de entender la función del manual de procedimientos dentro de una organización, supongamos por un momento que la forma de realizar una actividad específica es conocida por una determinada persona. Si por cualquier causa, dicha persona debe abandonar temporal o definitivamente la organización, seguramente explicará cuál es la secuencia de pasos para llevar adelante la actividad a una nueva persona. Indudablemente, habrá un emisor y un receptor en esta transmisión, pero ¿quién asegura que la información que quiso transmitir el emisor sea bien comprendida por el receptor?
Es más, pensemos por un momento que luego de pasar un breve período de tiempo, el receptor decide irse de la organización y se convierte en un nuevo emisor que indicará a un nuevo receptor la forma de llevar a cabo la tarea del proyecto. Probablemente, esto termine en una secuencia de pasos que diste bastante de la forma correcta de hacer la actividad.
Esta suposición nos lleva a pensar que es poco probable que del “boca a boca” pueda transferirse profesionalmente la forma de llevar a cabo las tareas y que si queremos optimizar los métodos con el fin de mejorar la eficiencia, seguramente deberemos mejorar el método que se esté empleando en un determinado momento. Esto implica que exista un método, y para que exista, necesariamente deberá tener que ser escrito.
Por último, si pensamos en la toma de tiempo como medida del trabajo que se debe mejorar, necesariamente, para comparar, deberemos tener una forma preestablecida para la realización de la tarea. Por ejemplo, si deseamos saber cuánto se tarda en llegar de un punto A a un punto B, necesariamente debemos definir el camino que nos lleva de A a B, dado que evidentemente habrá varios caminos posibles y si tomamos el tiempo entre distintos caminos no podremos obtener conclusiones para mejorar el actual camino, porque no existiría un registro del camino actual.
De lo dicho hasta aquí se puede inferir que, en la empresa, un procedimiento cumple al menos dos funciones primarias: a) establecer la forma en que debe realizarse la tarea acordada por la empresa y b) obtener un punto de partida para posibles mejoras.
EZELENTE……..
Gracias.